5 tecken på att ditt ledningssystem inte fungerar i praktiken
Pia Borg 
Praktiska tecken på att ditt ledningssystem inte fungerar i vardagen – och vad du kan göra för att skapa arbetssätt som faktiskt används.
Många organisationer jag möter har lagt mycket tid och energi på sina ledningssystem. Dokumenten finns där, strukturen är genomtänkt och revisionerna är genomförda – ändå fungerar det inte riktigt i vardagen. Rutiner följs inte, ansvar är otydligt och det som skulle skapa stöd i arbetet blir istället något som ligger vid sidan av verksamheten.
Under åren har jag sett samma mönster återkomma, oavsett bransch eller storlek på företag. Problemet är sällan viljan att arbeta strukturerat – utan hur systemen översätts till praktiska arbetssätt. När fokus hamnar på dokument istället för beteenden och förståelse blir ledningssystemet lätt något som finns i teorin men inte i verkligheten.
I det här inlägget delar jag fem tydliga tecken på att ett ledningssystem håller på att bli just “papper”. Och framför allt – vad du kan göra för att skapa arbetssätt som faktiskt används, förstås och ger värde i vardagen.
1. Rutiner finns – men ingen använder dem
Jag möter ofta verksamheter där det finns välskrivna instruktioner, men ute i produktionen eller i projekten arbetar man på helt andra sätt. Det är sällan för att människor inte vill följa strukturen, utan för att rutinerna inte speglar verkligheten. När ett arbetssätt inte känns relevant väljer man det som fungerar i stunden istället.
2. Ledningssystemet lever bara inför revision
Ett tydligt tecken är när aktivitet uppstår först när revisionen närmar sig. Dokument uppdateras snabbt, checklistor fylls i och möten bokas – men däremellan händer väldigt lite. Ett fungerande system ska stötta vardagen, inte bara visa upp sig när revisorn kommer.
3. Ansvar är beskrivet – men inte förstått
Många organisationer har fina rollbeskrivningar, men i praktiken är det oklart vem som faktiskt äger processen. Jag har sett hur små oklarheter skapar stora stopp i flödet. När ansvar inte känns tydligt hamnar frågor mellan stolarna, och då tappar ledningssystemet sin styrande effekt.
4. Processkartor blir hyllvärmare
Processkartor kan vara kraftfulla verktyg – men bara om de används. Jag har varit med i projekt där vi ritat avancerade flöden som aldrig riktigt landade hos medarbetarna. När kartorna inte kopplas till vardagens beslut och prioriteringar blir de snabbt något man bara tittar på i teorin.
5. Systemet ägs av kvalitet – inte av verksamheten
Det kanske viktigaste tecknet är när ledningssystemet uppfattas som “kvalitetsavdelningens ansvar”. Då har man tappat kopplingen till kärnverksamheten. Ett ledningssystem fungerar först när chefer, projektledare och medarbetare ser det som ett stöd i sitt eget arbete, inte som ett separat krav.
Under mer än tre decennier i industrin har jag sett samma mönster återkomma – oavsett om det handlar om verkstadsgolv, projektorganisationer eller ledningsgrupper. De företag som verkligen lyckas är inte de med flest dokument, utan de som vågar göra strukturen begriplig, användbar och förankrad hos människor.
Ett ledningssystem ska inte vara något som ligger vid sidan av verksamheten. Det ska vara ett stöd i vardagen – ett sätt att skapa riktning, trygghet och kontinuitet när tempot är högt. Små justeringar i arbetssätt, tydligare ansvar och enklare rutiner kan ofta göra större skillnad än stora omorganisationer.
I kommande inlägg delar jag fler konkreta exempel från verkliga projekt – vad som fungerade, vad som inte gjorde det och vilka lärdomar som faktiskt håller över tid.
Kategorier: : Kvalitet